Gestione e pianificazione della produzione grazie ad un sistema "ad-hoc"

Per poter crescere e gestire al meglio le crescenti richieste dei clienti una realtà di grafica e stampa ha voluto informatizzare il processo produttivo, dalla gestione dei dati di commessa alla loro pianificazione volendo arrivare ad ottimizzare i tempi di produzione avendo macchine spesso intercambiabili per lavorazioni e formati.

Organizzazione

Printduemila s.r.l. è una realtà di grafica e stampa che opera da anni nel settore e vanta collaborazioni e clienti tra i nomi più prestigiosi dell'editoria italiana. Specializzata nel prodotto "chiavi in mano" ha sempre  puntato sulla propria specializzazione nei processi di stampa su vari materiali, non solo la carta, ed investito in tecnologia per essere all'avanguardia nel settore.

Sfida

Per poter crescere e gestire al meglio le crescenti richieste dei clienti Printduemila ha voluto informatizzare il processo produttivo, dalla gestione dei dati di commessa alla loro pianificazione, volendo arrivare ad ottimizzare i tempi di produzione avendo macchine spesso intercambiabili per lavorazioni e formati. 

Al pari un sistema di previsione e gestione dei carichi in essere avrebbe permesso loro di gestire meglio le previsioni di consegna di nuove commesse.

Soluzione

Dopo una profonda analisi dell'attività e dei processi, delle variabili in gioco, delle risorse, delle logiche; si è  strutturata la parte di sistema volto alla gestione informatizzata della singola commessa.

La "cartella di lavorazione" oggi è completamente elettronica, completa di tutti i riferimenti di prodotto e parametri di produzione utili sia alla quantificazione economica che alla messa in produzione.

Il sistema ne permette una veloce ricerca, utile sia per la verifica di dati e parametri durante la lavorazione che il recupero di una commessa simile per la preventivazione o la messa in lavorazione di una nuova.

Infine un sistema di archiviazione per "anni" permette di tenere in linea solo le commesse necessarie, senza appesantire il sistema

Lo strumento invece di "pianificazione" permette all'operatore demandato alla schedulazione delle diverse commesse, di definire con quali macchine debba essere svolta e secondo quale ordine. Il sistema elabora gli input secondo le risorse e i relativi calendari di disponibilità oltre alle durate delle singole commesse.

L'operatore per questa operazione di pianificazione si basa sia su proprie logiche di priorità che sui carichi che in tempo reale ha dal sistema. Il sistema stesso elabora e segnala eventuali ritardi e quindi il mancato rispetto delle date concordate, offre la possibilità di modificare la sequenza delle commesse non ancora iniziate, lo "spostamento" delle stesse su altre macchine equivalenti, il tutto in modo da ottimizzare i tempi e rispettare quanto più possibile le consegne concordate.

Il tutto è infine reso su stampe riportanti, per ogni singola macchina, la sequenza di lavorazioni da eseguirsi; che vengono consegnate agli operatori in produzione.

La molta cura dedicata all'ottenimento di un interfaccia semplice ed intuitiva, ma comunque completa ed efficace, ha reso indolore l'inserimento e rapido l'apprendimento.

In due giornate una persona interna è stata formata e resa autonoma nella gestione degli eventi, rendendo di fatto operativo il sistema.

Il sistema è stato peraltro installato su server aziendale e l'accesso è stato attivato per più utenti, non solo del reparto prettamente produttivo ma, ad esempio, quello amministrativo, visto che nella scheda della singola commessa i responsabili alla fine del processo inseriscono informazioni utili alla quantificazione puntuale del lavoro e dei suoi costi.

Risultati

Numerosi sono i vantaggi che l'introduzione della piattaforma sviluppata ha portato in azienda.

  • Da un punto prettamente pratico il fatto di avere informatizzato e centralizzato la scheda di commessa ha permesso di razionalizzare operazioni interne e ridurne drasticamente i tempi non dovendo più attingere all'unica copia cartacea depositaria di tutte le informazioni.
  • Il dato è inoltre uniforme, il che rende più chiaro il significato e non lascia spazio ad errori interpretativi.
  • In merito poi all'obiettivo primario di pianificazione il sistema permette in modo agevole di distribuire le commesse tra le varie risorse, segnalando eventuali ritardi rispetto alle date concordate il che garantisce una immediata revisione delle sequenze di lavorazione. Una delle maggiori valenze è infatti che con l'introduzione di questo sistema Printduemila ha la sensibilità della situazione e può con maggiore consapevolezza decidere quali priorità modificare, anche nel caso in cui non sia possibile soddisfare tutte le date di consegna. Ha comunque modo di sapere con largo anticipo se e dove ci sarà una criticità di consegna e può muoversi di conseguenza o verso il cliente o coinvolgendo per tempo altre realtà per ricevere supporto.
  • Questo modo di operare ha migliorato l'efficienza interna di Printduemila grazie ad una razionalizzazione delle operazioni in relazione alle tempistiche attese ed ha migliorato l'immagine verso i propri clienti poichè oggi meglio di prima riesce a mantenere fede alle date di consegna concordate proprio perchè riesce a concertarle meglio con il cliente fin dalla fase di proposta.