Coordinare gli appuntamenti dei promotori grazie a Google GSuite

Un Centro Allianz Bank coordina impegni ed appuntamenti grazie alla piattaforma Google GSuite

Organizzazione

AllianzBank nasce nel 1989, come evoluzione della compagnia Ras, il Gruppo che ha creato il primo Fondo comune in Italia e che oggi offre servizi assicurativi, bancari e finanziari a circa 5 milioni di italiani con più di 81 società specializzate.

E' una banca "multicanale" , che opera con circa 2.300 Financial Advisors presenti in ogni parte d'Italia.

Sfida

Il Centro presentava il ricorrente problema di accavallamento tra alcuni impegni presi dalla segreteria con quelli che il singolo promotore definiva da fuori ufficio,

Si voleva quindi trovare una soluzione per garantire, pur nella necessaria autonomia di entrambe le figure, di non sovrapporre impegni e rendere possibile la gestione di un'unica agenda in tempo reale, senza la necessità di una continua verifica "incrociata", peraltro materialmente impossibile.

Soluzione

Il Centro si è dotato di Google G Suite, piattaforma di collaborazione completamente cloud.

La definizione e l'introduzione di Agende del promotore in modalità condivisa con la segreteria ha permesso a quest'ultima di avere sempre aggiornata la situazione impegni del singolo e di poter quindi decidere con il cliente, in tempo reale ed in completa autonomia, i nuovi appuntamenti.

Il promotore dal canto suo, è stato dotato di tablet e smartphone; in questo modo ha modo di ricevere ed interrogare in qualunque momento sia la posta che la propria agenda e su questa sia trovare visualizzati i nuovi impegni assegnatigli dalla segreteria che aggiungerne di prori.

Risultati

Il sistema, gestito in tempo reale e bidirezionalmente ha quindi risolto pienamente le problematiche di sovrapposizione degli impegni, con un beneficio anche in termini di efficenza del'intera struttura.

Entrambe le figure professionali (promotore e segreteria) possono autonomamente definire gli appuntamenti nuovi certi di avere sempre disponibile la reale Agenda degli impegni e del fatto che ogni variazione apportata è automaticamente e immediatamente visibile dall'altro.

Si sono così eliminate sia le perdite di tempo tipicamente a fine giornata per la verifica del nuovo calendario a fronte dei nuovi impegni ed, ancor più, l'eventuale conseguente tempo di ridefinizione degli impegni in caso di effettivo accavallamento, che aveva anche una componente di "immagine" verso la clientela non indifferente.

Anche la comunicazione interna, grazie a Gmail, è migliorata e viene maggiormente utilizzata per comunicazioni di varia natura tra operatori sul campo e segreteria.

La semplicità ed intuitività del sistema ha permesso la sua messa a regime in una quindicina di giorni, dando subito un beneficio operativo alla struttura.