Allianz Bank

Un Centro Allianz Bank coordina impegni ed appuntamenti grazie alla piattaforma Google GSuite

Organizzazione

AllianzBank nasce nel 1989, come evoluzione della compagnia Ras, il Gruppo che ha creato il primo Fondo comune in Italia e che oggi offre servizi assicurativi, bancari e finanziari a circa 5 milioni di italiani con più di 81 società specializzate.

E' una banca "multicanale" , che opera con circa 2.300 Financial Advisors presenti in ogni parte d'Italia.

Sfida

Il Centro presentava il ricorrente problema di accavallamento tra alcuni impegni presi dalla segreteria con quelli che il singolo promotore definiva da fuori ufficio,

Si voleva quindi trovare una soluzione per garantire, pur nella necessaria autonomia di entrambe le figure, di non sovrapporre impegni e rendere possibile la gestione di un'unica agenda in tempo reale, senza la necessità di una continua verifica "incrociata", peraltro materialmente impossibile.

Soluzione

Il Centro si è dotato di Google G Suite, piattaforma di collaborazione completamente cloud.

La definizione e l'introduzione di Agende del promotore in modalità condivisa con la segreteria ha permesso a quest'ultima di avere sempre aggiornata la situazione impegni del singolo e di poter quindi decidere con il cliente, in tempo reale ed in completa autonomia, i nuovi appuntamenti.

Il promotore dal canto suo, è stato dotato di tablet e smartphone; in questo modo ha modo di ricevere ed interrogare in qualunque momento sia la posta che la propria agenda e su questa sia trovare visualizzati i nuovi impegni assegnatigli dalla segreteria che aggiungerne di prori.

Risultati

Il sistema, gestito in tempo reale e bidirezionalmente ha quindi risolto pienamente le problematiche di sovrapposizione degli impegni, con un beneficio anche in termini di efficenza del'intera struttura.

Entrambe le figure professionali (promotore e segreteria) possono autonomamente definire gli appuntamenti nuovi certi di avere sempre disponibile la reale Agenda degli impegni e del fatto che ogni variazione apportata è automaticamente e immediatamente visibile dall'altro.

Si sono così eliminate sia le perdite di tempo tipicamente a fine giornata per la verifica del nuovo calendario a fronte dei nuovi impegni ed, ancor più, l'eventuale conseguente tempo di ridefinizione degli impegni in caso di effettivo accavallamento, che aveva anche una componente di "immagine" verso la clientela non indifferente.

Anche la comunicazione interna, grazie a Gmail, è migliorata e viene maggiormente utilizzata per comunicazioni di varia natura tra operatori sul campo e segreteria.

La semplicità ed intuitività del sistema ha permesso la sua messa a regime in una quindicina di giorni, dando subito un beneficio operativo alla struttura.

Collegio Geometri MB

Il Collegio dei Geometri e dei Geometri Laureati di Monza e Brianza si è dotato di una piattaforma di Webinars completamente "cloud", senza alcuna necessità di acquisto di infrastruttura dedicata in termini di stazioni di lavoro o linee sufficientemente performanti per una diffusione "live" di corsi e seminari.

Organizzazione

Il Collegio dei Geometri di Monza e Brianza raccogli tra i propri iscritti tutti i professionisti della categoria residenti nella provincia di Monza e Brianza, oggi circa 1200.

Come Collegio una delle attività principali in termini di "servizi all'associato" è la formazione professionale. Molti sono infatti i corsi e seminari erogati nella logica della "formazione continua" come richiesto dalle normative vigenti.

Sfida

Il Collegio ha approcciato alla consulenza di NimaCAD-Ready4web con l'obiettivo di potenziare il servizio di formazione superando il limite di capienza della propria aula (90 posti) ed allargare la platea anche ai non iscritti al Collegio.

Soluzione

Il Collegio si è dotato della piattaforma GoToWebinar, completamente "cloud", senza alcuna necessità di acquisto di infrastruttura dedicata in termini di stazioni di lavoro o linee sufficientemente performanti per una diffusione "live" in broadcasting.

Sia la parte di organizzazione dell'evento (definizione seminario, date , iscrizione, etc ...) che l'evento stesso sono gestibili completamente on-line, accedendo rispettivamente alla consolle amministrativa (con utente dedicato alla Segreteria del Collegio) o semplicemente ad un link-evento.

In due settimane il servizio è divenuto operativo e una persona interna è stata formata e resa autonoma nella gestione degli eventi.

Il sistema è stato peraltro integrato nel flusso di iscrizioni del sito del Collegio dove, al pari dei corsi "in aula", il visitatore può iscriversi ai corsi on-line, per poi ricevere via mail tutti i riferimenti per partecipare al corso via web nelle date definite.

Risultati

Numerosi sono i vantaggi che l'introduzione della piattaforma GoToWebinar ha permesso, oltre al raggiungimento dei due obiettivi principali (capienza e platea), a fronte di un investimento decisamente contenuto.

  • La licenza 100 utenti ha permesso di moltiplicare non una ma N volte la capienza dell'aula attuale (con una "virtuale" in questo caso) e di poter ampliare a piacere l'offerta formativa. Infatti il sistema permette di definire ed eseguire un numero qualsivoglia di eventi, indipendentemente dal calendario dei corsi "in aula" presso il Collegio.
  • La Segreteria è anche completamente sgravata dall'onere di gestire un elevato di persone altrimenti presenti presso la Sede del Collegio che non ha peraltro ampi spazi al di fuori della sala corsi.
  • Nel caso in cui in vece si attivi una sessione in contemporanea (in aula + on-line) si è ottenuto di ampliare di 100 posti la capienza a parità di struttura esistente.
  • Grazie alla flessibilità di accesso al corso che il sistema offre, sia i relatori (che possono essere anche più d'uno) che i partecipanti hanno modo di accedere al corso dal proprio Pc così come dai dispositivi mobili (smartphone e tablet) essendo il sistema dotato nativamente anche delle specifiche App per iOs e Android; quindi da qualunque luogo essi si trovino.
  • Questo ha permesso di ampliare con "sforzo zero" (per il Collegio ma anche per il professionista) la platea da un punto di vista geografico, potendo permettere la partecipazione veramente a chiunque.
  • Ancora, grazie alle funzioni di "Registrazione e riproduzione" che il sistema integra, il Collegio è in grado di garantire la partecipazione al corso completo anche a chi dovesse per imprevisti o problemi dell'ultima ora, non poter partecipare alla lezione. Il sistema infatti tiene traccia di partecipanti ed assenti ed a questi ultimi manda automaticamente a fine sessione una mail con il link per accedere alla sessione registrata.
  • Il Collegio può anche valutare con pochi click la valenza recepita dall'utente del corso erogato. Una serie di report statistici sul comportamento durante la sessione oltre alla raccolta delle risposte a sondaggi automaticamente inviabili a fine sessione ai partecipanti permettono di ottenere feedback puntuali e più generali, utilissimi per riedizioni ed integrazioni dei corsi oltre che affinamenti di argomenti e metodologie utilizzate.
  • Prima, e per i corsi in aula, tutto il lavoro di feedback era eseguito con il tradizionale "questionario" da compilarsi da parte del partecipante e poi da consegnare all'uscita, il che comportava per la Segreteria un lavoro di rielaborazione del dato per renderlo realmente disponibile.

E' infine curioso come i vertici del Collegio, introdotti al sistema grazie ad alcuni corsi/seminari  promozionali per il lancio del servizio, stiano pensando di a utilizzare la piattaforma, oltre che la formazione in senso stretto, anche per le riunioni delle proprio Commissioni interne, passando al metodo "a distanza" senza l'onere di riunirsi fisicamente nella stessa stanza.