Progettare i nuovi Store in modo efficiente



Soluzione personalizzata nella progettazione dei nuovi Store in Italia, per ottimizzare il lavoro al CAD ed automatizzare il flusso di informazioni dal CAD al gestionale.

Organizzazione

IKEA è una multinazionale nota a livello mondiale, con casa madre in Svezia. La sede principale in Italia svolge anche il compito di progettare ex-novo i nuovi store previsti sul territorio italiano. A questo scopo vengono richiamati dai vari store una serie di figure e raccolte in grandi spazi della sede principale Italia, temporaneamente attrezzati con stazioni di lavoro CAD; il tutto sotto la supervisione di alcuni responsabili marketing, vendite e di progetto della stessa sede centrale Italia.

Sfida

Per la realizzazione di un nuovo store vengono impiegati, oltre alle 3-4 persone con ruolo di responsabili, una quarantina di persone. Il tempo medio di progettazione di un nuovo store è peraltro di 1,5 mesi.

L'azienda vuole ridurre tempi e risorse automatizzando il processo che oggi vede molto lavoro "manuale" anche se a CAD e poca automazione nei vari passaggi e momenti della progettazione. Peraltro il metodo attuale ha comportato in passato alcuni sensibili errori negli approvigionamenti richiesti alla casa madre.

Soluzione

E' stata sviluppata una procedura mirata alla automazione dei passaggi chiave di natura "ripetitiva" e tutte le operazioni che comunque assorbivano elevate risorse solo per la loro "mole" e non come progettazione "attiva".

Analizzando in dettaglio le fasi di disegno al CAD, il loro scopo utimo ed il tipo di prodotto finito da ottenersi, si è strutturata una libreria grafica "intelligente", con annessa distinta base, per tutti gli elementi di attrezzatura da considerare negli ordini alla casa madre.

La libreria, sia 2D che 3D, ha permesso di velocizzare oltre che uniformare la stesura del progetto, con maggiore efficienza e con riscontri immediati grazie al passaggio diretto da visualizzazioni bidimensioali a quelle 3D.

Si è poi sviluppato un sistema semplice ma efficace di definizione e manutenzione delle distinte basi associate a questi elementi grafici, unico e centralizzato. Questo ha permesso sia di definire una unica volta gli elementi derivanti da ogni codice prodotto utilizzato nel progetto da qualunque operatore, che di automatizzare il processo di conteggio ed esploso di quanto presente nel progetto, fase che in precedenza era enormemente dispersiva oltre che fonte di innumerevoli errori di conteggio.

Il progetto viene così distribuito ai progettisti secondo precise logiche di "piano" o "settore merceologico" da sviluppare; a tavole realizzate ogni progettista può elaborare la BOM (bill Of Material) relativa al proprio elaborato sottoponendo il contenuto del disegno ad una procedura che lo elabora, riconosce gli elementi utilizzati e ne recupera la distinta base, generando un riepilogo.

Una successiva procedura, assegnata ad un responsabile di progetto, permette l'accorpamento di queste distinte parziali e la generazione del fabbisogno completo per l'ordine, tutto in automatico ed in tempi ridottissimi.

Risultati

Evidenti e molteplici sono stati i vantaggi derivanti dall'adozione della soluzione sviluppata.

  • In termini di "risorse" si è potuto ridurre a 10 il numero di persone necessarie allo sviluppo del progetto e a 30 giorni  il tempo medio, ovvero una riduzione di circa l' 80% sul tempo uomo totale impegnato prima, con enorme risparmio in termini di costi e di disservizio sugli altri store da cui le persone venivano reclutate.
  • Non da meno è il risultato in termini di perfetta corrispondenza tra disegno (progetto) e ordine del materiale. Grazie alla procedura automatica infatti, una volta validate le distinte basi (uniche e centralizzate) cui il sistema fa riferimento, i conteggi sono precisi e senza errori, con ulteriore beneficio in termini di costi di allestimento rispetto al metodo precedente.
  • Ancora c'è stato un notevole beneficio in termini di "metodo" ed utilizzo "attivo" delle persone coinvolte; i progettisti possono ora dedicarsi alla fase concettuale, di progettazione, senza perdite di tempo nelle operazioni di conteggio grazie alle procedure automatiche o completamento grafico degli elementi grazie alle librerie.
  • La fase di progettazione è più efficace grazie alla disponibilità di un uso di 2D e 3D contestuali.
  • L'elaborazione dell'ordine definitivo passa sotto la supervisione dei dati parziali da parte di un referente che ha una visione globale del progetto ma anche la consapevolezza della correttezza dei conteggi.

Considerando infine che anche IKEA stà sempre più orientandosi su consegne a mezzo di grandi spedizioni a lunga scadenza e che questo comporta sia una ulteriore anticipazione dei tempi di progettazione che una necessaria precisione sull'elaborazione dei fabbisogni per i nuovi store, di certo quanto introdotto è pienamente funzionale al nuovo scenario in cui la sede centrale in Italia si troverà ad operare.